客户回复以后：用 AI 推进需求确认、会议预约与业务交接

以收纳用品采购询盘为例，从客户原话提取需求，写好澄清回复、会前简报与会后确认。附完整提示词和交接记录，不把预约等同成交。

客户回了一句“Send me your catalog”，下一步不是把十几个附件一股脑发出去。我会先看他为什么要目录、采购什么、还差哪些信息，再决定发哪一份资料。

这篇用一条虚构询盘贯穿：一家英国家居零售商想采购抽屉收纳用品，首批大约 300 件，询问能否定制包装。产品、数量和客户身份都是教学示例，没有真实客户或成交结果。最后会拿到一份需求记录、一封英文澄清回复、一份 20 分钟会议提纲和会后确认稿。

01 · 先准备客户原话、产品事实和可发送资料

在电脑建“客户洽谈”文件夹，分成“原始询盘”“产品事实”“输出草稿”。只放已获得的必要信息，去掉与本次沟通无关的电话、证件和私人聊天。用 Codex 打开这个文件夹，先要求它列出读到的文件；客户资料是否可以上传外部 AI，按你的授权与业务规则处理。

产品事实里写型号、尺寸与单位、材料、可供包装、打样条件、负责人和核对日期。报价、最低起订量、交期或认证不确定，就标待确认。另建资料清单：文件名、对应产品、版本、语言、能否对外发送。这样 AI 才知道可以推荐哪份目录，不会自己造附件。

02 · 从一句回复中拆出已知、未知和下一步

示例原话：“We are looking for drawer organizers for our UK stores. The first order may be around 300 units. Can you offer custom packaging?”

能确认的是目标用途、市场、意向数量与包装问题；不能确认的是内尺寸、型号、300 件是否为最终数量、包装形式和希望到货日期。不要因为对方用了 we，就推断他是采购决策人。先把影响规格判断的两三个问题问清楚，不在第一封回复里甩一张二十题的调查表。

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