外貿詢盤來了：用 AI 寫清楚第一封回覆

從一封英文詢盤中提取需求，核對 MOQ、單價與交期，再生成可審核的回覆和跟進表。

客戶問價格、交期、能不能定製，AI 很容易替你把沒確認的事全答應了。第一封回覆的目標是推進下一步：確認需求、回答有依據的問題，把缺的信息一次問清。

這篇用虛構詢盤練習，不發送郵件。操作只需要 ChatGPT 和你平時用的郵件、表格工具。處理真實客戶資料時，先去掉私人手機號、詳細地址和不需要分析的個人信息；保留數量、規格和目的市場就能完成初稿。

01 · 客戶說了什麼，先拆出來

下面是練習詢盤，不是真實客戶。只提取信息，先不要回復。
Hi, we are looking for 500 gray zipper pouches with our logo for Germany. Can you quote and deliver within 30 days? Please include sample cost and shipping.

用中文列出：產品、數量、顏色、定製要求、目的市場、客戶提出的時間、缺失信息。
區分“客戶希望 30 天到貨”和“我方已經確認 30 天到貨”。缺失信息不要猜。

這封詢盤已經給出：500 個、灰色、加標誌、德國。沒有給出：尺寸、標誌文件、具體收貨郵編、運輸方式，以及“30 天”從哪一天起算。

真正該問的是影響報價和交付的信息，別一上來讓客戶填二十個字段。第一輪先問尺寸、標誌文件、郵編和最晚到貨日期。

02 · 給 AI 一張“能答應什麼”的底表

這是練習用供應商資料，不是真實報價：
產品型號：P20，外部尺寸 20 × 12 × 5 釐米
灰色現有面料；定製標誌方式待看文件確認
MOQ：300 個
未印標的基礎單價：USD 2.40 / 個
樣品費：USD 35，不含快遞
生產時間：樣品確認且定金到賬後 20 天
貿易術語、裝運地點、稅費、運費、標誌費用：尚未確認
報價有效期與付款比例：尚未確認

把客戶需求和這份資料對照，輸出“可直接回答 / 需補問 / 不能承諾”。計算 500 個的基礎貨值，但標成僅供內部核算，不是完整報價或到岸價。

內部核算是 500 × 2.40 = 1,200 美元。它不含標誌、運費和稅費；樣品費也應單列。別讓 AI 把 1,200 美元包裝成客戶最終應付金額。

如果你還沒確認貿易術語和地點，就不要自動補 FOB、EXW 或 DDP。尤其“送到客戶門口”涉及哪些費用，必須由負責物流和報價的人確認。

03 · 生成一封能繼續談的英文回覆

根據上述詢盤和資料，寫一封不超過 160 個英文詞的首封回覆。
先確認 500 個灰色定製收納包的需求；說明 MOQ 可滿足。給出樣品費及不含快遞的邊界。
不要報未經確認的總價，不承諾三十天到貨。準確說明生產週期的起算條件。
只追問尺寸、標誌文件、郵編和最晚到貨日期。結尾說明收到資料後核算定製與運費。
同時給出主題行和中文意思；收件人名字未知就用 Hi，不編名字。

主題：Details needed for your 500 gray logo pouches

Hi,

Thanks for your inquiry about 500 gray zipper pouches with your logo. This quantity meets our 300-unit MOQ.

The sample fee is USD 35, excluding courier charges. Production takes 20 days after sample approval and receipt of the deposit. We still need to check sampling and transit time before confirming an arrival date.

Could you send your required pouch dimensions, logo artwork, delivery postcode and latest acceptable arrival date? We can then confirm the customization cost and prepare a quotation with shipping details.

Best regards,
Your name

這封信沒有硬報一個“看起來很完整”的總價，但客戶知道你能做什麼，也知道下一步該補什麼。發出前把練習參數替換為真實資料，再把簽名改成自己的。

04 · 回覆之後，把待辦留在表裡

表格建這幾列：詢盤日期、客戶代號、產品、數量、目的市場、缺失資料、我方待確認事項、下次動作、負責人、下次檢查日期。

這條練習可記成：客戶 A｜P20｜500｜德國｜尺寸/標誌/郵編/到貨日｜定製費與運輸｜收到資料後出報價｜自己指定負責人和日期。沒收到資料就標“等待客戶”，不要把狀態寫成“報價已確認”。

完成標準：英文中的數量和時間與原始資料一致；所有費用邊界可解釋；下一步明確。AI 負責起草，最終報價和發送仍由你確認。

05 · 客戶補了資料，第二封怎麼繼續推進

第一封回復發出去以後，最容易出錯的是直接把客戶補充的信息當成“所有條件都確認了”。繼續沿用 500 個灰色定制收納包的教學詢盤：假設客戶回復“20 × 12 × 5 cm is fine. We attached the logo. Delivery postcode is 10115. We need them by 30 November.” 這句話確認了期望尺寸，給了文件和郵編，但沒有證明圖案適合生產，也沒有證明物流能趕上日期。

我會先把原郵件、客戶的新回復、實際收到的附件，以及供應商底表放在同一個對話或資料文件夾里。給客戶用 A、B 這樣的代號即可，不需要上傳無關私人聯繫方式。先確認附件確實存在、能打開；如果只有一句“已附上”卻沒收到文件，就按未收到處理，不能讓 AI 猜測圖案。

把狀態分成三個動作：規格交生產確認，標誌交負責定制的人核對文件，郵編與最晚收貨日交物流覈算。內部表裡分別寫負責人和待回復項。客戶的截止日不能直接覆蓋我方生產週期，更不能把 20 天生產當成 20 天到貨。

請根據下面的教學往來寫第二封英文回復草稿，不發送。
原需求：500 個灰色拉鍊收納包，客戶標誌，發往德國。
客戶新回復：20 × 12 × 5 cm is fine. We attached the logo. Delivery postcode is 10115. We need them by 30 November.
我方已確認：MOQ 300 個；生產週期為樣品確認且定金到賬後 20 天。
我方仍需核對：標誌文件是否實際收到和可用於生產，定制方式、樣品準備時間、運費、運輸時間、貿易術語及費用範圍；30 November 的年份與最晚簽收要求也要覈實。
輸出：
1. 狀態表：客戶已提供 / 我方已確認 / 待客戶補充 / 待內部確認。不要把一方說法當成雙方約定。
2. 一封不超過 140 個英文單詞的回復：確認收到的文字信息，說明哪些還在覈算，只問這輪必要的問題。未確認附件接收前不要寫“已審核標誌”。
3. 單獨的內部交接條目：給生產、定制和物流分別提供什麼資料，等什麼結論。
4. 對外正文不包含內部覈算、佔位詞或未經確認的日期與費用；沒有依據時不保證到貨。

在附件狀態還沒有確認時，可以這樣回復：
“Hi, thanks for confirming the pouch size and delivery postcode. We will check the customization details and shipping options before confirming the schedule. Could you confirm the year for your 30 November deadline and whether the goods must be received by that date? We also need to verify receipt of the logo file before assessing the printing method. Our production lead time starts after sample approval and receipt of the deposit. We will confirm feasibility after the artwork, sampling and transit checks.”

這封樣例故意沒有寫“沒問題”，也沒有再追問客戶已經提供的尺寸和郵編。等內部結果回來，再把已確認的結論補進報價，而不是重復發同一封開發信。

排期時用“最晚簽收日往前倒推”：運輸與清關緩衝、生產時間、樣品準備與確認時間分別覈算。哪些按工作日、哪些按自然日，必須向對應負責人確認。客戶遲遲不確認樣品，原排期就可能失效；更新後需要重新向客戶確認，不能悄悄沿用舊日期。

06 · 沒回復、催報價、改數量，分別怎麼處理

客戶暫時沒回復：先看上一封有沒有給出清楚、容易回答的問題，以及是否有約定的跟進時間。沒有新信息時，用一封短郵件確認對方是否仍在評估、是否需要你補材料，不每天複製催促。

客戶催“先報一個價”：把可提供的參考範圍與未計入的部分寫清楚；如果條件還不足以形成對外報價，就先解釋卡在哪個條件，不把內部基礎貨值當成最終金額。客戶改數量或規格：重新覈算材料、定制、包裝、運輸及排期，標記新版本，讓舊報價退出使用。

發出前最後檢查收件人、附件名稱、幣種、數量、費用邊界和每一個日期。把郵件草稿、最終發出的版本與狀態表分開保存。客戶說“收到”只是確認收到，不等於接受報價；只有明確確認的事項才從待核對移到已確認。

工具入口與延伸閱讀

工具入口：https://chatgpt.com/
OpenAI 官方入門：https://learn.chatgpt.com/docs/quickstart
OpenAI 官方功能說明：https://learn.chatgpt.com/docs/features

工具界面會更新，以你當前賬號顯示為準。文中已提供直接粘貼文字的做法，暫時無法上傳文件或聯網時，也能先完成練習。