海外客戶背景核驗：收到詢盤後，先查清這家公司再推進

核對詢盤、域名、公司官網與登記信息，區分已覈實事實和未知項，用英文郵件補齊關鍵業務信息。

客戶說要一個櫃、希望馬上報價，先別急著判斷是大客戶，也別因為他用免費郵箱就直接判成騙子。我會先把詢盤、公司身份、業務場景和交易要求拆開核對，再決定給什麼資料、問什麼問題。

這篇用一封家居收納用品詢盤做示範。做完後，你會得到一張客戶核驗卡、一份待確認問題，以及一封不冒犯客戶的英文覈實郵件。這裡討論的是基礎業務核驗，不把網上查到的信息當成信用擔保。

01 · 先保存原始詢盤，不急著讓 AI 評價客戶

把原郵件保存到公司認可的系統中，保留發件地址、收件時間、主題、正文、附件名稱和郵件線程。網頁表單來的詢盤，記錄提交時間、來源頁面和線索編號。聊天截圖不能替代所有原始信息，尤其不能只留翻譯後的版本。

先讀出對方明確說了什麼。例如：

教學示例：
We are reviewing drawer organisers for our homeware range.
Could you share your available sizes and packaging options?
Our first order may be around 500 units, subject to sample approval.

這封郵件只支持“對方詢問規格和包裝，首單數量仍以樣品確認為前提”。不能寫成“已確定 500 件訂單”，更不能據此安排採購或承諾交期。

先記錄四項：產品、數量、時間、對方希望的下一步。沒有寫的留空。接下來查公司，是為了補背景，不是為了把未知變成確定。

02 · 核對郵箱域名與公司官網的關係

查看 @ 後面的域名，和對方提供的網站對比。留意多一個字母、少一個字母、相似字符和不熟悉的子域名。不要直接從郵件里的付款或登錄鏈接進入，自己輸入已確認官網或從官方來源打開。

郵件顯示名稱可以自行填寫，不能作為身份證明。使用免費郵箱也不自動等於風險，只是少了一項域名關聯證據，可以請對方提供公司全稱、官網或正式業務聯繫入口。

如果郵箱是代理商域名，官網是品牌域名，先問清關係：採購代理、經銷商、分公司還是外包服務商。沒有關係說明時，不把兩個主體合成一個客戶。

別將密碼、驗證碼或完整郵件認證信息上傳給普通 AI 對話。需要檢查郵件技術信息時，讓公司管理員在認可的工具里處理，教程這裡只記錄“域名一致/不一致/待確認”。

03 · 從官網找業務證據，而不是只看公司介紹

依次打開 About、產品或服務分類、Contact、條款與公司信息頁。把業務類型、目標地區、銷售渠道與法律主體寫進核驗卡。

一家家居零售商的網站能看到廚房用品、門店地址和配送區域，說明業務邏輯較完整。但頁面內容可能過時，不能因此確認財務狀況。官網很新也不等於虛假，要結合真實溝通與可覈實資料繼續判斷。

先看對方詢問的產品與現有業務是否有關。經營餐具的公司詢問抽屜收納，邏輯上可以解釋；主營軟件卻突然採購大量日用品，也可能是新業務，但需要對方說明應用場景和採購角色。

記錄時寫“官網列有廚房用品分類”，不要寫“這家公司很靠譜”。前者可復核，後者容易讓團隊誤把印象當結論。

04 · 有註冊信息可查時，到對應官方登記處覈實

英國公司可以從 GOV.UK 的公司信息服務進入 Companies House，按正式名稱或公司編號查詢。對照公司名稱、狀態、註冊地址、成立日期和公開申報信息。名稱相似時，以編號和主體關係進一步核對。

不同國家的登記系統不同，不要把英國的字段和狀態解釋機械套到其他地區。公司處於存續狀態，只說明登記層面的狀態，不能證明它有付款能力，也不能證明來信人就代表該公司。

如果登記主體與網站品牌不同，先看官網條款或頁腳是否說明運營主體；沒有說明，就請對方提供。註冊地與倉庫地址不同也可能正常，關鍵是各自用途能否解釋。

查不到時寫“本次未找到對應登記記錄”，保留檢索詞和日期。不要直接公開指認虛假，也不要由 AI 給出欺詐定性。重要交易需要專業的信用、合同和合規核驗時，交給相應負責人。

05 · 給每個結論標上來源與狀態

線索ID｜客戶自報公司｜官網品牌｜登記主體｜公司編號
官網URL｜登記來源URL｜觀察日期｜發件域名關聯
現有品類｜詢盤應用場景｜來信人角色｜需求確定程度
一致項｜差異項｜待補證據｜下一步｜審核負責人

我會把狀態寫成三種：已從來源核對、客戶自述尚未覈實、仍未知。不要用一個 90 分掩蓋所有差異。尤其要區分“公司存在”“聯繫人代表公司”“當前需求真實”“交易條款可接受”，這四件事並不是一回事。

給 AI 的輸入可以先脫敏，把聯繫人姓名改成聯繫人 A，去掉與業務無關的私人資料，只保留必要事實。

請根據下面的詢盤和公開公司資料，生成客戶核驗卡。
不要上網補全，不給信用分，不判斷對方是否詐騙。
把每項結論分為：來源已支持、客戶自述、未知。
逐項比較：公司名稱、域名、業務品類、所在地、採購場景、聯繫人角色。
發現矛盾時，列出兩邊原文和來源編號，不自行消除矛盾。
最後給出最多5個需要向對方確認的問題，按推進當前詢盤的重要性排序。
原詢盤：[脫敏文本]
官網記錄：[URL、日期、必要摘錄]
登記記錄：[如有]

06 · 用正常商務語言補信息，不要把客戶當被審問的人

第一封覈實郵件只問當前推進必需的內容。不要一上來要營業執照、護照和一堆無關證明。如果對方只是咨詢規格，先給清楚的規格信息，再問採購用途和公司資料。

Subject: Drawer organiser sizes and packaging requirements

Hi Alex,

Thank you for your enquiry. To prepare the relevant size and packaging information, could you share your company website and let us know whether the organisers are for retail, distribution or a specific project?

It would also help to know the required sizes and the delivery destination. We can then confirm which details need to be reviewed before arranging samples.

Best regards,
[真實姓名及公司簽名]

這裡的姓名是示例，實際發送前替換。沒有準備樣品能力時，將最後一句改成先覈實供應方案，不要複製出一個自己做不到的承諾。

對方已經提供的信息，不要再問第二次。AI 草稿的價值是讓問題更清楚，不是讓每個客戶都收到同一份問卷。

07 · 三種常見差異，分別怎麼處理

公司與郵箱域名不一致：先請對方解釋主體關係，必要時通過自己獨立找到的官方渠道覈實聯繫人身份，而不是只撥郵件中新增的號碼。

訂單很大但規格說不清：請對方先確認用途、型號、數量單位和收貨地。數量大不代表信息完整；材料不全時給規格資料，不給確定交期。

臨時要求修改收款賬戶或第三方付款：停止按原郵件繼續操作，通過已知可信渠道由負責人覈實。不要讓 AI 自行決定接受，也不要通過客戶新發來的鏈接“驗證賬戶”。

如果對方只願提供少量資料，不必馬上判為異常，可以把交易推進到你能承受的階段，例如先交換公開規格。需要合同、付款或發貨時，再按公司流程補齊對應信息。

08 · 核驗結果要對應動作

業務相關、身份關係清楚、需求較完整：繼續規格與樣品溝通，保留核驗記錄。

業務相關但關鍵字段缺失：先問兩三個問題，把狀態放在“待補需求”，不要推進成已報價或已成交。

出現無法解釋的主體或付款差異：由負責人復核，在明確之前不執行敏感交易步驟。

已確認不匹配：禮貌說明範圍，把排除原因寫清楚，避免下一位業務員又重新跟進。

09 · 完成檢查與後續維護

公司存在與聯繫人權限分別核對；所有判斷能追溯到來源；數量、樣品和時間的條件保留原意；差異沒有被 AI 自動修正；下一封郵件只問必要問題；交易變更需要重新覈實，而不是永久沿用第一次結論。

客戶核驗卡也要更新。對方換聯繫人、公司更名或採購用途改變時，補一條時間記錄，不直接覆蓋舊事實。這樣團隊交接時才能看懂為什麼當時做了那個判斷。

10 · 品牌、公司、倉庫不一樣，先畫清關係

真正容易把人帶偏的，不是完全查不到，而是查到幾份資料之後把它們拼成了一個“看起來合理”的故事。下面用一組虛構記錄示範，名稱和域名只用於教學，不對應真實公司。

詢盤 M01：對方自稱 Example Home 的採購代理，想瞭解約 500 件收納用品，數量以樣品結果為前提。官網 W01：Example Home 是對外品牌，頁腳寫運營主體為 Example Retail Ltd。登記摘要 R01：登記名稱也是 Example Retail Ltd。來信人使用的卻是另一個代理商域名，收貨地址寫的是第三方倉庫。

這時可以分別記錄四件事：網站聲稱由哪個主體運營；登記摘要里有什麼信息；來信人自稱是什麼角色；收貨地址用於什麼。網站和登記名稱一致，不能順帶證明代理身份；倉庫地址與註冊地址不同，也不能單獨證明有問題。把關係一條條拆開，下一步才知道向誰覈實什麼。

核驗卡可以寫：“運營主體：官網與所給登記摘要名稱一致，原始來源仍需核對；聯繫人代表關係：僅客戶自述；第三方倉庫用途：待說明；採購數量：約 500 件，樣品結果為前提。” 不要把最後一行改成“訂單 500 件”。

當前可以繼續整理公開規格與包裝信息，同時請對方說明代理商與品牌的關係、這次由哪個主體採購以及倉庫的用途。涉及非公開資料、合同或交易安排時，按公司流程先補齊相應確認，不把一次基礎查詢當成以後所有事項都通過。

請把以下虛構教學資料整理成 verification-card.md 和一封英文覈實郵件，不聯網補資料、不聯繫客戶、不做信用評分。
M01：來信人自稱 Example Home 的採購代理，意向約 500 件，數量以樣品結果為前提；發件域名屬於另一個代理商，未提供授權說明。
W01：官網摘要顯示品牌 Example Home，頁腳運營主體 Example Retail Ltd。
R01：登記摘要名稱 Example Retail Ltd，但沒有附原始登記鏈接或查詢日期。
A01：收貨地址為第三方倉庫，倉庫用途與收貨主體未說明。
上述名稱、摘要均為教學輸入，不能寫成已經核驗的真實公司記錄。
核驗卡請分列：事項、資料原話、來源編號、能支持的判斷、不能支持的判斷、下一步。至少分開公司存在、品牌運營關係、聯繫人代表關係、需求確定程度、收貨安排。
郵件只問三個必要問題：代理商與品牌的關係；本次採購主體；倉庫的用途。不重復索要客戶已經給出的數量，也不要求無關身份證件。
最後列出哪些內容可繼續準備，哪些動作需要負責人進一步確認。不得把主體名稱一致推斷成有付款能力，不指認欺詐，不把意向數量寫成訂單。

11 · 覈實郵件怎麼寫，收到解釋後怎麼更新

這類郵件不用寫成調查問卷，可以這樣表達：

Thank you for the details. To keep our product information and records aligned, could you clarify your agency’s relationship with Example Home and which legal entity would make the purchase? Could you also confirm whether the warehouse address is intended for sample receipt or the later delivery arrangement? We can continue preparing the relevant size and packaging information while these details are clarified.

實際發送時替換成真實主體，確認這些問題確實還沒回答；目前只是示例草稿，沒有實際發送。客戶解釋“我們是採購代理”以後，記錄狀態仍然先寫“客戶說明”，不能自動升級成“已獨立覈實”。如果公司流程需要進一步確認，使用自己獨立找到的正式業務渠道，由負責人核對關係。

每次新增說明都保留日期、原文和來源。比如 M02 說明倉庫用於樣品接收，就更新“地址用途”，而不是把所有地址字段都改成已確認。樣品收件安排也不能自動沿用到合同主體或大貨收貨安排。

如果新的說明與原文不同，單列差異 D01：原文是什麼、新說法是什麼、誰來確認。AI 可以幫助把差異寫清楚，但不能為了給你一張整齊表格而選擇其中一個版本。

核驗卡我會保留兩塊：當前可用結論和變更記錄。接手人先看當前狀態，再看為什麼改成這樣。舊資料不直接刪，過時的網頁記錄標“歷史來源”，不要繼續用它證明今天的業務狀態。

最常見的三個誤判是：公司登記存在就相信來信人；客戶業務相關就認為一定有採購預算；地址解釋得通就把付款或發貨要求一並放行。這三件事需要各自的依據，不能相互替代。

完成時，團隊應該清楚知道哪項已經核到原始來源、哪項只是對方說的、哪項仍在等確認，以及目前適合推進到哪一步。用這種方式留下證據，比給客戶貼一個“靠譜／不靠譜”的標籤更有用。

官方資料

英國官方：查詢公司信息

Companies House 公司登記查詢