工業品出海實作：用 AI 整理橡膠密封圈規格與英文詢盤回覆

拿一份橡膠密封圈詢盤，整理規格確認表、英文產品說明和第一封回覆。用自己的真實資料替換練習資料，避免 AI 把未知參數寫成承諾。

做工業品出海，我會先把產品資訊整理清楚，再讓 AI 寫英文。密封圈看起來只是小零件，但尺寸、材料和工況沒對齊，郵件寫得再好也沒用。

這一篇用橡膠 O 形圈練習。完成後，你會有產品事實表、需要客戶確認的問題、英文產品介紹和詢盤回覆草稿。交給同事複核後，再用於產品頁或郵件。

01 · 先準備真實資料

開啟 Codex，建立產品專案資料夾，放入規格表、尺寸圖、實物圖、檢驗報告和客戶原郵件。不熟悉 Codex 的，先看下方安裝入門教學；已有帳號的，直接建立任務。

將客戶姓名、電郵、採購價和未公開圖紙去識別化。保密資料先確認公司允許使用對應 AI 服務。不要只傳產品圖，讓 AI 猜材料、耐溫或認證。

規格表至少包含：產品名稱；內徑與截面直徑及單位；尺寸公差；材料牌號；硬度及量表；適用介質、溫度和壓力的驗證情況；數量；包裝；報價有效期、交期與貿易條件。沒有依據的欄位填「待確認」。

02 · 用練習資料建立事實表

以下是練習輸入，並非現貨規格或報價：橡膠 O 形圈；內徑 20 mm；截面直徑 2 mm；數量 5,000 個。材料、硬度、公差和工況尚未確認。客戶想知道是否適用於液壓設備，以及價格和交期。

在 Codex 貼上下方指令。不必先上傳檔案，可用練習資料跑通流程，再替換成真實資料。

請整理橡膠密封圈出海詢盤資料。只處理我提供的資訊，不替我決定工程選型，不編造認證、耐溫、耐壓或報價。

練習輸入：橡膠 O 形圈，內徑 20 mm，截面直徑 2 mm，數量 5,000 個。客戶詢問液壓設備適用性、價格與交期。材料、硬度、公差、介質、溫度、壓力、動靜態密封、溝槽圖紙、包裝、報價及交期均待確認。

在專案生成 product-facts.md：
1. 欄位包含參數、已知值、來源、狀態、確認負責人。
2. 分開列產品参数、工況與商務條件。
3. 練習數字標為「練習輸入」，未知欄位保留「待確認」。
4. 不把「可提供某類材料」改成「目前產品採用該材料」。
5. 最後列阻礙選型或正式報價的缺失資訊。
先報告讀取哪些檔案；無檔案時說明只用練習輸入，再生成檔案。

開啟 product-facts.md，確認 20 和 2 未對調，mm 未變成英寸，5,000 未被寫成最低訂購量。材料與工況仍須待確認。完成標準是每個具體參數都有來源，而非表格看起來完整。

03 · 整理客戶容易回答的選型問題

第一封回覆不用塞入全部欄位。先問關鍵問題：尺寸與溝槽圖紙；接觸介質；溫度與壓力範圍；靜態或動態密封；指定材料、硬度與公差。應用判斷交給技術人員，AI 整理問題。

客戶只說「耐油」或「液壓用」時，仍需介質名稱與工況，不能替對方補答案。

讀取 product-facts.md，生成 clarification.md。

輸出最多 6 個英文問題，每題附中文解釋，按「先選型、再商務」排序。可將尺寸圖紙、介質、溫度壓力、動靜態、材料硬度公差、數量包裝分組。

語氣簡潔友善，說明資料用於技術確認與報價。未知內容用問題詢問，不推斷。不要推薦材料、判定適用性或作保證。最後列出收到回答後需技術人員複核的項目。

04 · 寫英文產品說明，保留確認邊界

規格未確認時，可描述產品類型與買家需要提供的資訊，不能寫「適用所有液壓系統」。尺寸圖、包裝圖與檢驗照片比空泛品質描述更有用。

寫成 20 × 2 mm 時，須說明是內徑 × 截面直徑，避免被理解為外徑。認證只寫真實持有、範圍適用且可出示的文件。

讀取 product-facts.md 與 clarification.md，生成 product-description.md。

寫英文標題、80—120 詞簡介、規格表和應用確認資訊。練習參數標為 Sample specification，不承諾現貨供應。

規格表標明 Inside diameter (ID)、Cross-section (CS)，保留 mm。未知材料、硬度、公差、溫壓、認證、MOQ、價格和交期填 To be confirmed，不加數值。不要寫無證據的 best、premium 或 guaranteed performance。

提供中文對照，列出產品頁發布前逐項確認的欄位。

05 · 寫第一封詢盤回覆

回覆的目標是請客戶補齊資料，推進技術確認與報價。先確認尺寸和數量，再问關鍵工況，不要先塞長篇公司介紹。

價格與交期未定時，說明收到完整規格後確認。寄樣先核實樣品費、運費、收件資料與公司安排，不讓 AI 自動承諾免費樣品。

讀取三份檔案，生成 inquiry-reply.md。

練習詢盤：We need 5,000 rubber O-rings, 20 mm ID and 2 mm cross-section, for hydraulic equipment. Can you advise suitability, price and lead time?

寫 120—180 詞英文回覆：主旨；確認尺寸與數量但不判定適用性；最多 4 組問題補齊工況、圖紙與材料要求；說明技術複核後確認報價、樣品與交期；公司及联系人用占位符，附中文對照。

不編造認證、庫存、測試、付款或出貨承諾。不發送郵件，只生成草稿。最後列出寄出前人工複核項目。

可參考開頭：Thank you for your inquiry for 5,000 O-rings with a 20 mm inside diameter and 2 mm cross-section. Before we confirm suitability and prepare a quotation, could you share the operating conditions and drawing?

這只是草稿示例。收到補充資料後寫回事實表，交由技術人員確認，不讓 AI 僅憑客戶一句話選材。

06 · 寄出前反向核對

請依 product-facts.md 核對產品說明與郵件。

提取數字、單位、性能、認證、交期、價格與承諾，列出原句、事實表依據、是否匹配及修改建議。無依據內容標「刪除或等待人工確認」。檢查 ID 與 CS、數量與 MOQ、免費樣品承諾和未經確認的液壓適用性。

生成 final-check.md 與刪去無依據承諾的郵件草稿。不批准選型，也不發送郵件。

07 · 常見卡點與完成清單

讀不到附件：先列實際讀取的檔案與頁碼，模糊掃描件換清晰圖或手動輸入，不把「已上傳」當「讀取正確」。

參數衝突：圖紙 20 × 2，表格 20 × 2.5 時暫停報價，列衝突請負責人確認，不讓 AI 取平均。

英文太像廣告：保留規格與確認事項，刪形容詞，第一封只推動一個下一步。

沒有客戶：先選能供貨且理解應用的細分行業，蒐集真實產品頁與採購要求，再做研究，不編造採購經理電郵。

完成檢查：四份核心檔案可開啟；數值與單位有來源；未知欄位未變承諾；技術問題有負責人；中英文一致；郵件經人工複核；沒有未授權寄送。將回覆與客戶反饋記入詢盤表，持續更新事實表。

08 · 客戶補了工況，先更新事實表，再寫第二封回復

繼續沿用內徑 20 mm、線徑 2 mm、數量 5,000 個的示例。假設客戶第二封郵件寫：“Static application. Mineral hydraulic oil. Temperature 40–70°C. Working pressure 80 bar. Drawing attached.” 這些是教學用客戶陳述，不代表適用性已經得到確認。溫度、壓力和介質名稱先按原話記錄，不能直接據此選擇材料或承諾交期。

在詢盤文件夾里保留兩封原郵件，附件單獨保存，不覆蓋舊圖紙。把客戶發來的新版命名為“客戶代號_圖紙_revB”，同時保留郵件日期、文件原名和圖紙上的版本號；如果圖紙本身沒有版本號，就標“版本未注明”，不要自己補造。附件打不開或者根本沒有收到，就仍然按未收到處理。

在 product-facts.md 加四列：原始值、新收到的信息、來源位置、當前狀態。靜態工況可以寫“客戶聲明”；40–70°C 與 80 bar 分別放到溫度和壓力字段；材料、硬度、尺寸公差以及適用性仍保持待技術確認。尤其要區分“客戶期望”與“我方已確認”，這兩類內容不能混在同一狀態里。

假設郵件寫 20 × 2 mm，新圖紙卻寫 ID 20、CS 2.5 mm。兩種數值都保留，新增衝突項 C01：線徑不一致，等待客戶確認以哪份規格為準。在得到答復前，不把 2.5 當成新版已批准，也不取平均。這個問題影響後續技術審核和正式報價，應先發一個明確的問題解決它。

讀取本項目的 product-facts.md 和客戶新回復，先生成 revision-review.md，再起草第二封英文郵件。只整理信息，不決定工程選型，不發送郵件。
原始詢盤：O 形圈，ID 20 mm，CS 2 mm，數量 5,000 個。
本次教學用客戶回復：Static application. Mineral hydraulic oil. Temperature 40–70°C. Working pressure 80 bar. Drawing attached.
本次教學用圖紙摘要：ID 20 mm，CS 2.5 mm，材料、硬度、公差未注明。沒有真實附件時，明確只使用以上文字摘要，不聲稱讀過原圖。
請輸出：
1. 逐項變更表：字段、原始值、新值、來源、狀態、下一步負責人。把“客戶陳述”“技術已確認”“未確認”“衝突”分開；當前沒有任何技術已確認項。
2. 衝突 C01：郵件 CS 2 mm 與圖紙摘要 CS 2.5 mm 不一致。不得擅自選一個值。
3. 發給客戶的英文郵件，先確認收到工況，再只詢問當前最影響推進的線徑與有效圖紙版本；材料、硬度和公差列為後續技術復核所需信息。不要重復詢問已提供的溫度和壓力。
4. 內部交接單：技術需要核對哪些信息、業務需要向客戶補什麼、哪些內容當前不能承諾。
5. 客戶可見郵件和內部備注分開輸出，郵件不帶內部編號、負責人或中文備注。
材料、適用性、報價、樣品安排、交期均不能寫成已經批准。

09 · 技術、業務和客戶怎麼交接，才不會來回問同一遍

第二封郵件可以這樣寫：

Thank you for the operating details. We have recorded the static application, mineral hydraulic oil, 40–70°C temperature range and 80 bar working pressure for technical review. Before proceeding, could you confirm whether the required cross-section is 2 mm or 2.5 mm, and which drawing revision we should follow? Please also share any specified material, hardness and dimensional tolerances. We will confirm suitability and commercial details after the requirements and technical review are complete.

這封郵件沒有說“我們已經確認能用”，也沒有再問客戶已經給出的溫度。實際使用時，要把不存在的附件引用刪掉；如果客戶沒有指定材料，也可以讓他明確“未指定”，再交技術人員判斷需要補哪些依據。這裡的英文是編輯示例，不是已發送郵件。

內部交接我會分三行：業務負責確認有效圖紙與數量；技術負責評估工況、材料要求、公差和需要的驗證；生產或供應鏈在技術條件明確後核對可做性與排期。每行加接收人、等待資料、下一次確認日期。日期寫雙方真正約定的時間，沒有約定就寫“待確認”，不要讓 AI 自動生成一個承諾日期。

技術意見回來後，把結論、適用條件、依據文件與版本一並登記。例如“按某版圖紙進入打樣評估”只說明進入評估，不等於客戶已經批准量產。後續規格再次變化時，回到變更表，重新標出受影響的材料、樣品、檢驗或排期，避免舊確認被直接搬到新版本。

我會在最後保留一個很小的狀態表：資料待補、衝突待解、技術審核中、商務條件待確認、可發客戶復核。它只是團隊交接狀態，不能用“可發客戶復核”冒充“客戶已確認訂單”。

最容易漏掉的三件事：第一，郵件只改了線徑，產品介紹還保留舊數值；第二，圖紙換版後，附件文件名沒換，客戶收到舊文件；第三，把“客戶說是靜態”寫成“我們驗證過靜態使用”。發出前在四份文件里搜索 ID、CS、mm、temperature、pressure，逐一核對到同一個有效版本。

做到這裡，下一位同事接手應能回答：現在按哪版資料推進、哪些參數仍有衝突、誰在確認什麼、下一封信只需要推動哪個動作。這比一封寫得很長的英文回復更能減少反復溝通。