客戶回復以後：用 AI 推進需求確認、會議預約與業務交接

以收納用品採購詢盤為例，從客戶原話提取需求，寫好澄清回復、會前簡報與會後確認。附完整提示詞和交接記錄，不把預約等同成交。

客戶回了一句“Send me your catalog”，下一步不是把十幾個附件一股腦發出去。我會先看他為什麼要目錄、採購什麼、還差哪些信息，再決定發哪一份資料。

這篇用一條虛構詢盤貫穿：一家英國家居零售商想採購抽屜收納用品，首批大約 300 件，詢問能否定制包裝。產品、數量和客戶身份都是教學示例，沒有真實客戶或成交結果。最後會拿到一份需求記錄、一封英文澄清回復、一份 20 分鐘會議提綱和會後確認稿。

01 · 先準備客戶原話、產品事實和可發送資料

在電腦建“客戶洽談”文件夾，分成“原始詢盤”“產品事實”“輸出草稿”。只放已獲得的必要信息，去掉與本次溝通無關的電話、證件和私人聊天。用 Codex 打開這個文件夾，先要求它列出讀到的文件；客戶資料是否可以上傳外部 AI，按你的授權與業務規則處理。

產品事實里寫型號、尺寸與單位、材料、可供包裝、打樣條件、負責人和核對日期。報價、最低起訂量、交期或認證不確定，就標待確認。另建資料清單：文件名、對應產品、版本、語言、能否對外發送。這樣 AI 才知道可以推薦哪份目錄，不會自己造附件。

02 · 從一句回復中拆出已知、未知和下一步

示例原話：“We are looking for drawer organizers for our UK stores. The first order may be around 300 units. Can you offer custom packaging?”

能確認的是目標用途、市場、意向數量與包裝問題；不能確認的是內尺寸、型號、300 件是否為最終數量、包裝形式和希望到貨日期。不要因為對方用了 we，就推斷他是採購決策人。先把影響規格判斷的兩三個問題問清楚，不在第一封回復里甩一張二十題的調查表。

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